一、忌“空洞无物”
有的单位通知填写“业务考核登记表”，而没有具体要求，于是有的单位只填了“XX文章XX篇”，“XX刊物XX期(或XX出版社)”，既无刊物名称，又无文章标题，更谈不到内容摘要、关键词和正文、参考文献等项。而有的单位在附上的一张报纸上，用铅笔将文章勾出，既无文章标题，也无作者姓名，又无刊物名称。有的登记表填写了文章的全部内容，但无作者姓名、职务、职称等项。这样填写，不仅单位领导不能迅速准确地了解某人发表的论文情况，而且容易搞混。如某人于XX年XX月XX日在某刊物上发表了一篇题为“XX”的文章，而在业务考核登记表上却写成了“XX”，在汇总时，就不知道这是同一篇文章。
二、忌“千人一面”
所谓“千人一面”，就是有的人在总结自己的科研成果时，从内容到形式都一样。打开第一本和最后一本登记表，完全一样。造成“千人一面”的原因有两个：一是思想认识上的问题。有的人认为这些成果都是集体的，填不填都一样。特别是合作发表的文章，自己只是挂个名而已，全盘照抄别人的登记表，毫不掩饰地“克隆”出来。二是偷懒。认为别人都填了，自己不填太亏了。于是拿起笔来照抄别人的。殊不知这样做更亏，因为你没有认真总结自己的科研成果，即使抄一百遍也没有用。
三、忌“粗枝大叶”
所谓“粗枝大叶”，就是马马虎虎，粗心大意。一是填写不完整。如有的表格印了2页，只填了1页；有的印了4页，却只填了3页；有的甚至印了6页也只填了5页，使未填的空白页成了“天窗”。二是填写错误。如有的登记表第一栏的姓名应填写在第二栏的位置上，第二栏的职务应填写在第三栏的位置上，到了第三栏职务一栏时又填在了第四栏的位置上。又如有的登记表在职务一栏中既填了正职又填了副职，在学历一栏中既填了大专又填了本科或研究生，在发表论文一栏中既填了中文又填了外文等等，这些错误都是粗心大意的结果。还有的人在填写登记表时随心所欲。如有的登记表在发表论文一栏中填写了“XX论文已投XX”，待到汇总结论时又成了“XX论文已于XX发表”。这种情况虽不多见，但也不能忽视。
四、忌“信口开河”
所谓“信口开河”，就是有的人在填写登记表时随随便便，没有经过认真思考就信口开河地填写。如有的在发表论文一栏中填写发表了多少篇论文、写了多少万字的论著等等。这种数字上的填写往往不准确。因为写论文或论著的方法、时间、要求等都不一样，很难有一个准确的数字概念。即使有数字概念，一般也只能是个大概其。因此填写数字的概念往往只能是近似值。不仅论文或论著的数量只能用多少篇或多少万字来表示，而且职务、职称、年龄、工龄等也都只能用汉字来表示，而不能用数字来表示。如果用数字来表示往往容易造成“前言后语”不衔接、“自相矛盾”等现象。如有的登记表在职务一栏中填写正科级或副科级，而在职称一栏中又填写高级或中级；有的登记表在出生年月一栏中填写的是19XX年X月出生，而在参加工作时间一栏中填写的是19XX年X月参加工作；还有的在总结时写道：本人于19XX年毕业于XX学校后分配到XX单位工作至今已有XX年的工作时间等等。“前言后语”不衔接、“自相矛盾”的现象比比皆是