提起大家在电脑上最常用的写作工具，一定非MicrosoftWord莫属。作为一款有着三十年历史的软件，它功能强大、运行稳定。然而在使用Word撰写文章、论文、课程作业时，却经常会遇到这样或那样的问题。
标题正文格式不对？版式对齐难以调整？粘贴内容不好处理？小组合作带来混乱？
我们希望通过这篇文章解决你的问题，做好这几点，让你在使用Word写作时事半功倍！
01
开始写作前，请调整好样式库
这一区域，是文档的样式库。大家都知道在写作之前先要按照要求调整正文和各级标题的样式，但关于样式，还有更多你可能不知道的实用小技巧。
首先我们要按照要求设置好各级标题与正文的字体和字号，这一点可以右键点击修改样式后，在修改样式界面中直接操作。
小提示：勾选“基于该模板的新文档”可以将样式保留，在以后的文档中继续使用。
接下来要提醒大家，无论是修改标题还是正文的样式，都要点击修改样式窗口左下角的“格式”——“段落”，进入段落选项卡。
对于正文样式，要在此处调节首行缩进、段落间距、行间距等要求的格式。对于标题样式，尤其要注意这其中的“大纲级别”，大纲级别为X即是我们通常理解的“X级标题”，正确的大纲级别无论是对于外观样式、文档的大纲脉络，还是对于目录的生成都至关重要。
在完成了对正文和标题样式的段落格式设置后，我们还有一个重要的任务，那就是各级标题的编号。点击段落栏中的“多级列表”——“定义新的多级列表”——“更多”，开始设置多级列表。假设我们需要设置“第一章一级标题”、“1.1二级标题”、“1.1.1三级标题”的格式，即可如图操作。
其中值得注意的几个要点有：
(1)选择“此级别编号样式”后，可以在“输入编号的格式”框中自由输入文字，来实现“第X章”的格式。
(2)如果一级列表采用了特殊形式，在设置二级列表时勾选“正规形式编号”即可使之恢复“1.1”的格式。
(3)“对齐位置”指的是编号左端的位置，可以通过对它的调整来控制各级标题缩进。“编号之后”调整为空格可以缩短编号与标题内容的间距。当标题不超过一行时，可以不用考虑“文本缩进位置”。
(4)最重要的一步就是将各级别列表分别链接到各级标题的样式。
在完成了对样式库如上的设置之后，我们便可以开始撰写文章，或者对一篇没有格式的文章进行排版。只需要选中各级别内容后，点击对应的样式（或通过“修改样式”—“格式”—“快捷键”来为每种样式设置快捷键以提高效率），即可得到一篇结构明晰的文章。（在“视图”中打开“导航窗格”可以更直观地看到文章结构。）
02
别再狂按空格键了，尝试使用制表位和“假表格”来排版吧！
在一些报告和课程作业的封面或其他位置，我们经常会遇到这种版式的排布问题。
或许在此之前，你会选择“输入题头——打开下划线——狂按空格”的方式来制作这样的页面，这样做出来的格式往往既不美观，又会在填写内容时变得混乱。其实，有一个窍门来专门处理这种问题，那就是“假表格”。
我们首先创建一个两列的表格，调整好其在页面中的位置，设置字体字号，并留出足够的行高。随后在第一列中输入“项目名称”等题头，并将单元格设置为左对齐，第二列单元格设置为居中对齐。最后我们将整个表格只保留第二列单元格的下框线，并直接在第二列单元格中进行填充即可实现想要的版式。
此外，我们有时会在文档中附上问卷，也就要面临选择题排版的问题。
你有没有在上图字母“B”前的光标处猛敲空格键的冲动呢？其实，在选择题类的排版上，我们可以使用Word的“制表位”来规范而高效地处理这一问题。
首先我们选中整段选择题，并在标尺的下半部分任意位置单击，会出现一个直角符号，这就是新建的制表位。双击制表位可以调整它的对齐方式、添加引导符等。在添加制表位之后，我们在把光标移到B选项和D选项之前，按下键盘上的Tab键（Tabulator，制表器），其后的文字就会移到我们添加的制表位处。
其实，选择题的排版也可以使用此前的“假表格”方法，信息填充形式的排版也可以结合制表位的引导符来操作。无论表格还是制表符，都是Word为我们提供的“让文字出现在你想要的位置”的实用工具，更多的适用场景还希望大家多多探索。
03
三个步骤处理好复制来的引用内容
我们的文章中往往都有从网页、PDF文档及其他地方复制来的引用内容，为了让这部分内容符合版式、符合规范，我们往往要注意以下三点。
第一是在粘贴时要右键选择合适的粘贴方式。例如“只保留文本”，它能够去除文字的原始格式。作为纯文本粘贴后，可以使用样式库中的样式直接调整文字段落的外观。此外，我们可以在“Word选项”——“高级”中选择合适的默认的粘贴方式，更改“Ctrl+V”快捷键的作用以提高效率。
第二是对粘贴的文字内容进行微调。很多时候我们需要删除多余的空格和空行，这就轮到强大的“查找与替换”工具登场了。选中文字后按下“Ctrl+H”快捷键打开“查找和替换”，在“查找内容”中输入^p^p在“替换为”中输入^p后全部替换，即可完成对空行的批量去除。
其原理是“^p”代表着段落标记，也就相当于按下一次回车键，两次回车则会形成一个空行，将两个连续的段落标记替换为一个就会把空行替换为换行。同样的道理，查找”^p”，在“替换为”不输入任何内容即可批量去除多余的换行符，“查找内容”中输入一个空格则可以批量去除多余的空格。
第三是要规范参考文献和标记的格式。参考文献要注意两点，一是要在文末列出，二是要在文章中引用部分使用角标标记。如果你不习惯Word原生的脚注和尾注，想更自由地编辑参考文献，可以看一下这样的方法。
首先我们为参考文献创建一个编号列表。在“段落”中展开“列表”按钮，选择“定义新编号格式”，将“编号格式”中的“1.”修改为“[1]”（不要删除原本的1）。按论文或作业格式要求列出参考文献后将其选中，点击编号库中设置好的编号格式，即可完成对文末参考文献部分的格式编辑。
随后，我们要进行正文中引用部分的标注。在文末列出的第一条参考文献里选中一部分内容，点击“插入”——“书签”，“书签名”处自由填写，确保自己可以识别出这条参考文献即可。
插入书签后，我们将光标置于想要标注的位置，点击“插入”——“交叉引用”，“引用类型”选择“书签”，“引用内容”选择“段落编号”，随后选择自己创建的书签。插入后，选中编号，按下“Ctrl+Shift++”或者点击“字体”中的“上标”，就完成了引用部分的参考文献标注。
接下来，对于每一条新加入的参考文献都采取相同的操作，如果参考文献的更改导致标注序号错乱，只需按下“Ctrl+A”全选文档，右键点击“更新域”即可。
04
利用“修订”进行多人合作
想必大家在使用Word分工完成小组作业后，总会面临着整合格式的困难。其实，只要善用“修订模式”，就可以一键完成小组作业的分工与整合，同时还能更直观地体现各成员的修改意见。
首先，我们假设有A、B、C三位同学，分别需要完成第一章、第二章、第三章。先由A同学按照先前说的方法调整好样式库，独立完成第一部分，并按照分工列好一级标题。这之后，要打开修订模式，点击“审阅”——“修订”，并告知B和C同学不要关闭修订模式（也可以通过锁定修订来确保这一点）。
随后，将文档发送给B和C同学，他们分别在自己的电脑上按照A设置的样式完成第二章和第三章的内容，并对第一章进行修改或提出意见。下图为B同学视角。
最后，A同学收到B、C分别完成的两份文档，打开他本人的原始文档，点击“审阅”——“比较”——“合并”，将原始的文档作为“原文档”，将B同学完成的文档作为“修改的文档”，即可得到合并结果。
将此合并结果与C同学完成的文档再进行一次合并，就能够得到一份格式统一且包含每个人修改意见的最终版本，接下来只需要根据大家的共同意见，对每一处修订选择接受或拒绝（也可以一键接受所有修订）即可。
P.S.如果不需要对每个人的修改意见进行比较，那么只需要合并一次B和C发回的文档就能完成整合。
以上就是我们想要分享给你的四个Word常用技巧，希望它们可以帮助你解决使用Word时面临的问题，让你的写作事半功倍！
文字：新媒体技术部
图片：新媒体技术部
编辑：新媒体技术部王一凡
点一下你会更好看耶
预览时标签不可点收录于话题#个上一篇下一篇